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Bestell- und Abrechnungssysteme |
| Genau wie das Verpflegungssystem in verschiedenen Einrichtungen unterschiedlich aussieht, sind auch bei dem Prozess von Bestellung über Essensausgabe bis hin zur Abrechnung unterschiedliche Varianten möglich. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Bestell- und Abrechnungssysteme samt ihrer Vor- und Nachteile vor. Auf diese Weise können Sie die passende Kombination beider Systeme finden, mit welcher Sie die Essenbestellung und -bezahlung unkompliziert abwickeln können.
Überblick verschiedener Bestellsysteme Aufgrund dieser Faktoren sollte die Einführung eines (neuen) Bestellsystems vorab gut durchdacht werden. Folgende Modelle für die Bestellung sind denkbar:
 AbosystemDie Essensteilnahme wird für einen festgelegten Zeitpunkt abonniert – zum Beispiel monatlich, halbjährlich oder für ein ganzes Schuljahr. Dies eignet sich besonders für Ganztagsschulen. Der Essensanbieter hat dadurch eine große Planungssicherheit. Gleichzeitig kann der Anbieter innerhalb des Abosystems für mehr oder weniger Flexibilität bei der Essensauswahl für die Teilnehmenden sorgen. Je nach Konzept können die Schülerinnen und Schüler nämlich entweder lange im Voraus ausschließlich zwischen verschiedenen Menülinien (zum Beispiel vegetarisch oder Mischkost) wählen oder aber ihre Einzelessen im Rahmen des Abos möglichst kurzfristig auswählen. Insbesondere letzteres trägt zu einer hohen Zufriedenheit und Akzeptanz bei. Ebenso empfehlenswert: Die Essensgäste bei der Ausgabe nicht nur zwischen verschiedenen Komponenten oder Tellergerichten wählen lassen, sondern die Möglichkeit gewähren, die Komponenten selbst, z. B. an einer Salat- und Dessertbar, zusammenzustellen. Beim Abosystem sollte – neben der Bestellung – auch die Möglichkeit einer Abbestellung im Fall von Krankheit, Klassenfahrt, Unterrichtsausfall oder anderen Gründen gewährleistet sein. Damit die Planungssicherheit für den Essensanbieter dennoch gegeben ist, sollte vorab ein zeitlicher Rahmen definiert werden, bis zu welchem ein Aussetzen des Abos angemeldet werden kann. WochenmeldungBei dieser Variante können die Schülerinnen und Schüler den Speiseplan einer oder mehrerer Wochen vorab einsehen und sich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt für Mahlzeiten anmelden beziehungsweise diese bestellen. Dies ermöglicht größere Flexibilität auf Seiten der Essensteilnehmenden. Für die Anbieter geht diese Variante mit kurzfristiger (Um-)Planung einher. Wie auch beim Abosystem sollte bei der Wochenmeldung die Möglichkeit einer Abbestellung (zum Beispiel aufgrund von Krankheit, Unterrichtsausfall oder Klassenfahrt) ermöglicht werden. Hierfür muss vorab ein Zeitraum definiert werden, welcher zum einen die Planungssicherheit des Essenanbieters und zum anderen die Flexibilität der Gäste ermöglicht. TagesmeldungHier können die Schülerinnen und Schüler ihr Mittagessen bis zu einer bestimmten Uhrzeit am Morgen bestellen. Alternativ gibt es auch Systeme bei denen die Vorbestellung komplett entfällt und die Essensteilnehmenden spontan an der Ausgabe bestellen können. Dies erfordert eine hohe Flexibilität sowie große Erfahrungswerte des Essenanbieters. Zudem können bei starkem Andrang längere Wartezeiten entstehen.
Grundsätzlich gilt für alle Optionen: Das Bestellsystem sollte zwar mit dem Caterer besprochen, jedoch unabhängig von diesem gewählt werden. Ein Wechsel des Caterers kann sonst ebenfalls zu einer Umstellung des Systems führen.
Barzahlung
Hier wird das Essen direkt vor oder nach der Essensausgabe bezahlt.
+ Schülerinnen und Schüler bekommen Gespür für Geld - personeller und zeitlicher Aufwand durch Abkassieren - vor allem jüngere Schülerinnen und Schüler müssen verantwortlich mit Geld umgehen - Schülerinnen und Schüler sollten nach Bezahlung und vor dem Essen die Hände waschen Rechnungsstellung
Bezahlung nach individueller Rechnungsstellung, in der Regel monatlich per Bankeinzug oder Überweisung.
- gegebenenfalls personeller und zeitlicher Aufwand je nach Art der Rechnungsstellung VorkasseDas Essen wird von den Eltern für einen bestimmten Abo-Zeitraum im Voraus bezahlt. Es erfolgt keine Differenzierung bei Krankheit oder kurzer Abwesenheit. + regelmäßige Essensteilnahme wird unterstützt + schnelle Abwicklung bei der Essensausgabe - gegebenenfalls findet Abrechnung trotz Abwesenheit statt (zum Beispiel bei kurzfristiger Krankheit) WertmarkensystemDie Schülerinnen und Schüler können Wertmarken in einer bestimmten Höhe kaufen. Je nach Preis des Gerichts wird dann vor oder nach der Essensausgabe eine entsprechende Anzahl Wertmarken abgegeben.
+ einfache Implementierung des Systems - Anschaffungs- und Wartungskosten, falls ein Automat für den Wertmarkenkauf erworben wird - personeller und zeitlicher Aufwand durch die Ausgabe der Marken (falls kein Automat erworben wird) sowie beim Abkassieren Essensmarken /-bonsDie gekauften Essensmarken können bis zu einer bestimmten Uhrzeit an einem Automaten entwertet werden, das löst einen automatischen Bestellvorgang aus. Alternativ können die Marken oder Bons ähnlich wie das Wertmarkensystem zur Bezahlung genutzt werden – zum Beispiel, wenn händische Essenslisten erstellt werden.
- Anschaffungs- und Wartungskosten, falls ein Automat für den Kauf von Essensmarken/-bons erworben wird - personeller und zeitlicher Aufwand durch die Ausgabe der Marken (falls kein Automat erworben wird) Magnetkarten- / ChipsystemDie Abrechnung bei der Essensausgabe geschieht mithilfe von Magnetkarten, (personalisierten) Karten, speziellen Schlüsselanhängern mit integriertem Speicherchip oder Armbändern. Dafür wird entweder ein Betrag vorab eingezahlt oder die Abrechnung erfolgt bargeldlos über das Konto der Eltern.
+ schnelle Abwicklung bei der Essensausgabe - Anschaffungs- und Wartungskosten für Automaten, Karten sowie Chips Biometrisches BezahlsystemHier kann mit dem eigenen Finger ganz ohne mobile Speichermedien bezahlt werden. Auch hier funktioniert das System vollautomatisch.
+ schnelle Abwicklung bei der Essensausgabe - hohe Anschaffungs- und Wartungskosten für Automaten und Software Übrigens: Mit dem Bestell- und Zahlsystem können auch weitere Funktionen gekoppelt werden wie zum Beispiel der Schülerausweis, die Bibliothekskarte oder auch das Warenwirtschaftssystem der Kantine, Speisepläne sowie Nährwertberechnungen.
Sie haben Fragen zu den verschiedenen Bestell- und Abrechnungssystemen oder wünschen sich eine tiefergehende, individuelle Beratung?
Quellen: Deutsche Gesellschaft für Ernährung (2009): Qualitätsstandards für die Schulverpflegung. Zuletzt geprüft am 9.3.2023 Deutsche Gesellschaft für Ernährung (2019): Studie zu Kosten- und Preisstrukturen in der Schulverpflegung. Zuletzt geprüft am 10.3.2023 |
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